Программа 1С Підприємство, що це таке?

1С: Підприємство — це програма, завдання якої полягає в автоматизації процесів бухгалтерського, управлінського, податкового, кадрового обліку та, як наслідок, в оптимізації використання всіх ресурсів підприємства. Це — не новий діджитал-винахід: адже цьому ПЗ більше ніж двадцять років, і за цей час воно стало одним з головних інструментів малого, середнього бізнесу, бюджетних, державних структур, а також великих холдингів і підприємств.

За своєю суттю це — програмна оболонка, яка систематизує базу даних і дозволяє здійснювати доступ до неї та виконувати супутні операції за виразно короткий термін. До слова, спочатку компанія 1С не створювалася як основа для програмного ПЗ, а якраз навпаки: підприємство стало субпродуктом, який і приніс славу творцям.

1С: Підприємство — це уніфікована, універсальна версія програмного забезпечення, на базі якої побудовано досить багато додаткових прикладних рішень (Бухгалтерія, Управління торгівлею, Зарплата і Кадри, Управління торговим підприємством, Торгівля і Склад, Комплексний облік, а також вузькоспрямована 1С: Бухгалтерія для України.

Саме на останній версії варто зупинитися докладніше. Широкий спектр завдань, з яким справляється це ПЗ, створене с урахуванням особливостей законодавства України, містить:

1. Облік: кадрів, зарплати, ПДВ, непрямих витрат, активів, касових, торгових і банківських операцій, операцій з тарою, розрахунків з контрагентами, а також складський, партійний, документний облік і можливість ведення відразу декількох організацій в одній базі.
2. Типові бухгалтерські звіти та прикінцеві операції періоду.
3. Податкові операції: облік, різні системи оподаткування та інше.

1С: Бухгалтерія для України розроблена близько 30 років тому, і сьогодні підприємствами використовується восьма версія в редакції, яка адаптована саме для українського бізнес-середовища.

При цьому на 1С: Бухгалтерія для України, яка є досить вузьким рішенням без додаткових компонентів, специфікація програми не закінчується. У список типових рішень входять:

1. Управління виробничим підприємством — виробничий і фінансовий облік, взаємовідносини з клієнтами, кадри, зарплата та інше.
2. Управління невеликою компанією — до неї входить три компоненти: взаємозв'язки з клієнтами, Торгівля і Склад та облік виробництва.
3. Управління торгівлею — містить в собі компоненти з управління взаємозв'язками з клієнтами та торгівлю/склад.
4. Зарплата та Управління персоналом — використовується для проведення фінансових операцій із нарахувань заробітної плати та роботи з кадровим складом.
5. Управління торговим підприємством — містить в собі кілька базових компонентів, до яких входять Зарплата і кадри, Бухгалтерський облік, Склад, Торгівля та інші.

Багатофункціональність, універсальність, мінімальний термін опановування базових навичок й адаптивність під ті чи інші сфери — це і є ключові переваги програми, завдяки яким її використовують як основну методику автоматизації бізнес-процесів поза залежністю від форми власності чи масштабу бізнесу.

Незважаючи на те, що з кожним роком з'являється все більше й більше альтернативних програм, саме 1С: Підприємство не здає свої позиції. Секрету як такого в цьому немає, просто саме це забезпечення є прикладом того, як важливо швидко впроваджувати передові технології, не просто відстежуючи, а навіть попереджаючи потреби кожної ніші. З кожною новою версією у користувача з'являється можливість вирішувати все більш складні та навіть дуже об'ємні завдання, використовуючи розширену панель інструментів. Вбудовані конструктори, редактори, механізм запитів на базі SQL, інтегровані мови програмування, а також різні прикладні рішення: Документи, Довідники, Регістри і Константи — все, що необхідно для автоматизації бізнес-процесу.

Важливо і те, що у даного ПЗ практично відсутні технічні обмеження: 1С: Підприємство у всіх наявних у пропозиції творців конфігураціях працює на операційних системах Windows, Mac OS і Linux, а з недавнього часу й на платформах мобільних пристроїв, що значно підвищило мобільність роботи, особливо враховуючи пандемічну складову сьогодення.

Як було сказано раніше, програма 1С: Підприємство не є єдиним варіантом для компаній та організацій і, з усім тим, завжди є предметом вибору більшості з них. Чому так відбувається і чи є і недоліки (та наскільки вагомі вони)?

1. Через клієнт-сервер — оптимальний варіант, при якому вся інформація зберігається на сторонніх серверах. Цілісність і безпечних даних контролюється професіоналами, які відповідають за в тому числі й стабільність роботи програми-клієнта. Це — найкращий вибір для одночасного використання ПЗ декількома людьми (від 10 осіб та більше), в тому числі для кардинально різних завдань. При цьому у користувача / організації є можливість вибору сервера, на якому буде проводитися робота. Це можуть бути як платні, так і безкоштовні SQL-сервера — орендовані чи придбані.
2. Файловим методом — в даному випадку вся інформація зберігається в одному файлі, що виявляється зручним форматом для малих підприємств (наприклад, там, де ПЗ використовується суто для бухгалтерського обліку). Забезпечити доступ декількох людей в такому випадку складно: швидкість роботи буде значно знижена, тому максимум це — 3-5 осіб. Але головний мінус даного варіанту — висока ймовірність втрати всієї важливої інформації в разі, якщо відбувається зламання комп'ютера.

Це — ті самі адаптивні функціональні доповнення, за допомогою яких можна використовувати можливості ПЗ для конкретно поставлених завдань окремо взятого підприємства. Співвідносячи їх певним чином (приблизно, як конструктор), у користувача є можливість налаштувати функціонал, впровадивши в нього тільки необхідні опції.

Щоб зрозуміти аналогію, можна уявити, що 1С: Підприємство — це виробництво, а автомобілі, які воно випускає — і є конфігурації. І у користувача є можливість вибрати марку, тип кузова, бюджет, колір та інше. Нижче, в таблиці — розшифрування кожної з типових конфігурацій.

З тим, які конфігурації існують і за які функції вони відповідають, ми вже розібралися. Але ж є ряд компонент, в яких опціонал збігається. Так як все ж зробити правильний вибір?

1. Зрозуміти, які саме процеси необхідно автоматизувати.

   Важливо розуміти, що погана автоматизація одразу ж дорівнює зниженню прибутку (мінус продуктивності персоналу, швидкості реакції на запити та тому подібне). Саме тому слід заздалегідь продумати, які процеси вимагають і автоматизації, і оптимізації. Припустимо: бухгалтери змушені працювати по-старому у вбудованих офісних додатках комп'ютера, рутинні завдання розтягуються і не виконуються вчасно, складно відстежити фінансовий стан підприємства, а дорогий товар часто йде під списання без зрозумілих причин. Найбільш повні конфігурації від офіційного постачальника будуть коштувати в рази дорожче, ніж ті, які створені вручну програмістами.

2. Завжди мати на увазі правило «а якщо...».

   Це означає, що конфігурація повинна припускати такі зміни, як: збільшення кількості співробітників, зміна формату нарахування заробітної плати, розширення товарного асортименту або запуск власного виробництва. Безумовно, мова йде про ті «якщо», які плануються або будуть впроваджені найближчим часом, а не просто гіпотетично мають місце бути.

3. Зрозумійте, чи достатньо вам функціоналу типових рішень.

   Як приклад, можна взяти досить поширену, але стандартну конфігурацію Управління торгівлею в контексті використання в спортивному клубі. Безумовно, і опції аналітики, і фінансового обліку, і продажами або складом — все це важливо та необхідно. Але саме доопрацювання дозволять удосконалити базові функції. Погодьтеся, для спортивного центру були б цінними такі інструменти, як: налаштування заробітної плати співробітників з урахуванням погодинної форми вироблення, процентних ставок, преміальних за виконання плану; облік абонементських карток; функції для створення розсилок по мессенджерам, смс та електронній пошті; опція планування занять і картотека клієнтів із зазначенням дати та часу зустрічі з тренером тощо. Саме ці функції можуть бути створені лише завдяки так званій «авторській» версії програми.

4. Якщо сумніваєтеся — використовуйте можливість демо-тестування.

   Багато компаній, що надають підтримку 1С на аутсорсі, дають можливість протестувати дане програмне забезпечення. Це — відмінна можливість зрозуміти, чи вирішить ПЗ завдання бізнесу та чи буде по факту зручніше, ніж те рішення, яке використовується на поточний момент.

5. «Відокремити зерна від полова»

   — якщо вам потрібно всього пару функцій в тій чи іншій компоненті 1С, не варто купувати всю конфігурацію. Доцільніше буде замовити доопрацювання необхідних функцій у 1С-програміста, ніж переплачувати сотні, а то й тисячі гривень за функціонал, який простоює і не приносить користь бізнесу.

Конструктивно меню цієї програми досить зрозуміле: весь інструментарій розташований інтуїтивно логічно, тому якщо у вас є навіть мінімальний досвід «спілкування» з офісним ПЗ, розібратися буде нескладно. Меню традиційно розташоване в «шапці» програми, а у користувача є можливість змінювати його опціональність і конфігурацію. Примітно, що незалежно від виконуваної операції, всі кореневі пункти інтерфейсу завжди доступні у верхній частині вікна. Це:

1. Сервіс — функціональний пункт меню, який призначений не для роботи з даними, а для відстеження операцій в програмі: кількості активних користувачів, даних журналу реєстрації тощо. Найчастіше використовується адміністраторами та технічними фахівцями.
2. Звіти — необхідний інструмент для отримання зведеної інформації організації. Це — багатофункціональний пункт, в якому логічно групуються усілякі звіти: з продажу, залишків по складу тощо.
3. Документи — в пункті міститься внутрішня, вхідна та вихідна документація організації. Використовуючи вбудовані фільтри, можна викликати певні підпункти: витрата, прихід, грошові кошти та інше.
4. Довідники — тут знаходиться вся інформація, необхідна для роботи вашого підприємства: контакти, назви організації, з якими ведеться співпраця, клієнти, підрозділи, номенклатура та інше. Саме з довідників можна незліченну кількість разів використовувати ту інформацію, яка до цього була внесена у звіти або інші документи.
5. Операції — дозволяє відкрити всі наявні в системі об'єкти тієї чи іншої конфігурації. Рідко використовується рядовими користувачами, але для «просунутих» саме тут відкрита можливість виклику функцій, які використовуються найчастіше.
6. Файл — аналогічний такому ж пункту безлічі офісних програм, служить для відкриття, збереження і обробки файлів.

* (інші кореневі пункти доповнюються в залежності від більш вузької спеціалізації ПЗ).

Далі — кілька практичних порад: з чого почати роботу з 1С, якщо до цього ви стикалися тільки з Excel чи аналогічними йому програмами ведення обліку. Позначена нижче послідовність дій виконана на прикладі конфігурації «Управління торгівлею».

До слова, 1С — це програма з можливістю доопрацювання, тому одне й те ж ПЗ, встановлене та використовуване в різних організаціях, може виглядати зовсім по-різному (код тут відкритий, тому програму легко адаптувати під конкретний спектр завдань).

1. Довідники.

   Їх необхідно заповнити, причому внести всі необхідні для роботи статистичні дані, включаючи: назву компанії, постачальника, місце зберігання, номер складу та іншу інформацію. В цьому випадку важливо або дотримуватися тієї логіки, яка вже існує, або створити зручну для себе структуру, наприклад: категорія, теки, алфавітний порядок та інше. Важливо позначити, в якому вигляді буде вноситися інформація, і дотримуватися його щодо всіх типів продуктів (перевага завжди за більш інформативними варіантами). Наприклад: м'яч футбольний (1) або м'яч футбольний, жовтий, 22 см, в сітці (2). Зрозуміло, пріоритет буде стояти за другим варіантом. І пам'ятайте — саме точна ідентифікація товарів дозволить виключити проблеми з обліком або пересортом.

2. Залишки.

   Інформація про фактичні залишки вноситься другим пунктом — після того, як ви заповнили категорію довідників. Залишки — це не тільки про товари, а й про кошти, в тому числі ті, які знаходяться на розрахункових рахунках. Єдина відмінність — в характері документів: для грошових коштів в касі «Прибутковий касовий ордер», для товарів — «Оприбуткування товарів» і так далі. Зверніть увагу: для того, щоб отримати деталізацію, всі кошти слід вносити окремо — по конкретній особі, постачальнику чи іншим даним. Надалі всі документи будуть відображатися в гілці Операції — Документи, яка знаходиться в стандартному меню 1С.

3. Перевірка.

   Незважаючи на те, що програма 1С практично повністю автоматизує процес роботи з базами, людський фактор виключати все ж не варто. Саме тому прикінцевим етапом важливо перевірити всі дані, які перед цим були внесені в програму. Зрозуміло, в ПЗ передбачені функції для здійснення перевірок — це 1С: Звіти. Згрупуйте їх по товарах, номенклатурі, тому чи іншому складу, а ще цікаво, що результат можна отримати не тільки в типовому форматі програми, але й в більш звичному для багатьох Excel.

Важливою порадою як новачкам, так і тим, хто вже давно працює з даною програмою, буде наступна: регулярно створюйте копії баз даних. Наприклад, раз або два на тиждень, замінюючи попередню версію актуальною. Це — можливість попередити гіпотетичні неприємності з інформацією внаслідок пошкодження самого ПЗ, зараження комп'ютерів вірусами, технічного зламання сервера або комп'ютера та інших негараздів, запобігти яким майже неможливо. Найкраще в цих цілях використовувати сторонні носії, наприклад, флеш-карту або жорсткий диск переносного типу. Для створення копії можна також використовувати автоматизовані програми або ж робити це вручну.

Бонус-рекомендація від ІТЕЗ: в 1С: Бухгалтерія є можливість ставити нагадування щодо виконання завдань для себе та для інших користувачів. Для цього перейдіть в розділ «Мої завдання». А повідомлення про нові або прострочені завдання можуть приходити на пошту — для цього достатньо встановити галочку на пункті «Повідомляти поштою».

Першою чергою — щоб уникнути збоїв в роботі програми та вчасно реагувати на будь-які контекстні та технічні зміни в роботі програми або бізнесу.

Нижче — усереднений спектр послуг з супроводу 1С: Підприємство, що зазвичай надається бізнесу:

1. Навчання співробітників роботі з програмою — незалежно від початкового рівня знань кожного з них
2. Встановлення необхідного програмного забезпечення на сервер (з його попередньою купівлею / орендою) або на комп'ютери співробітників
3. Налаштування програмного забезпечення та імпорт наявних даних з інших програм / систем
4. Доопрацювання програми в залежності від завдань і специфіки бізнесу — створення коді для тієї чи іншої компоненти
5. Своєчасне оновлення програмного забезпечення та усунення технічних неполадок при їх виникненні
6. Рекомендації щодо оптимізації бізнес-процесів при роботі з програмою

Другою чергою, це необхідно для адаптації досить усереднених конфігурацій забезпечення для роботи конкретного підприємства. В тому числі для:

1. Внесення змін в інтерфейс програми та налаштування програмного продукту відповідно до специфіки роботи компанії
2. Створення необхідної кількості облікових записів і розподілу прав доступу відповідно до функціональних обов'язків кожного зі співробітників
3. Внесення змін у формат облікової політики кожного підприємства відповідно до вектора роботи: управління, бухгалтерський облік, оподаткування та інше.
4. Регулярного оновлення регламентованої звітності, типової і створеної стороннім фахівцем, адаптованої конфігурації, платформи програмного продукту тощо.

Саме супровід 1С: Підприємства дозволяє розкрити весь потенціал програмного забезпечення, щоб використовувати максимум його можливостей, не відчуваючи при цьому складнощів із зайвими функціями або, навпаки, недоліком важливих інструментів.